2014年09月09日公開

やってしまった！あとから気づいたビジネスメールの失態８パターン

毎日何通も送るビジネスメール。気をつけていても、ミスしてしまった経験がある人も多いでしょう。そこで今回は、20代から40代の未婚女性500名に聞いたアンケートを参考に、「『やってしまった！』と後から気付いたビジネスメールの失態」をご紹介します。

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「TO」「CC」「BCC」の使い方を間違える

「BCCとCCの違いが分かっていなくて、ずっと使い方を間違っていました…」（20代女性）というように、メール独自の機能の使い分けができず、ミスしてしまったパターンです。特に、BCCとCCを間違えると、他人のメールアドレスを関係のない人にばらまくことにもなるので、後輩にもしっかり指導したほうが良さそうです。

文字変換で派手にミスをしている

「ひどい変換のまま送ってしまい、すぐに謝罪の電話をしました（泣）」（20代女性）というように、油断が原因でポカをしてしまった人もいます。「お世話になっております」「よろしくお願いいたします」など、よく使う言葉は「辞書登録機能」を使って簡単に変換できるようにし、打ち間違いを減らす工夫をしてはいかがでしょうか。

パスワード付きファイルを送ったのに、パスワードを送っていない

「クライアントから連絡があるまですっかり忘れていました…」（30代女性）というように、相手に迷惑をかけてしまうタイプのミスもあります。この場合、「パスワード付きファイル」を作成した時点で、パスワードを記載したメールを用意しておけば、送信忘れが防げるかもしれません。

添付資料が容量制限を超えていて、メールが届かない

「送ったつもりになっていたら『届いてない』と言われてテンパりました」（20代女性）というように、添付データの容量に上限がある場合もあります。「１MB以下しか受信しない」などの制限があると、メールがサーバにはじかれることも。データを送る前に相手に確認しておいたほうが安全でしょう。

「添付ファイルをご参照ください」と書いておきながら、添付を忘れる

「『添付忘れました』メールにさらに添付を忘れたときは、自分でも情けなくなった（苦笑）」（20代女性）というように、ケアレスミスで相手に余計な手間をかけさせてしまうパターンです。「メール本文を打つ前にまず添付する」など、メールを作るときの手順を変えるのも、ミス予防になりそうです。

個人に返信したつもりが「全員に返信」している

「プライベートな内容を書いていたので、全員にバレるハメになりました…」（20代女性）など、返信先を確認しなかったせいで、ミスをしてしまうこともあります。本筋とは離れたような内容を送るときには、メールを「新規作成」すると、こうしたミスがなくなるのではないのでしょうか。

時候の挨拶のテンプレが、すでに季節外れになっている

「取引先に、いつもコピペしていることがバレバレに…」（20代女性）というように、メールの書き出しの形式的な表現で失敗したというケースもあります。「いつもお世話になっております」などシンプルな書き出しにしておけば、季節を気にせずコピーして使えるのではないでしょうか。

件名を入れ忘れて「無題」で送ってしまう

「迷惑メールフォルダへはじかれてしまい、確認してもらえなかったことがある」（30代女性）というように、タイトルを忘れると、仕事に思わぬ支障が出ることもあるようです。また、ビジネスでは、メールの件名で優先順位を決めることも多いもの。すぐに確認してもらいたい内容のときには、「要返信」など相手に伝わりやすい見出しを付けると良いでしょう。