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だらだら長引く会議を効率よく進めるコツ８パターン
同じ議題を行ったり来たり…。いつまで経っても終わらない会議を経験したことのある人は多いでしょう。では、どうすれば長引きがちな会議を効率よく進められるのでしょうか。そこで今回は、20代から40代の未婚女性500名に聞いたアンケートを参考に「だらだら長引く会議を効率よく進めるコツ」についてご紹介します。
目次
あらかじめ終了時間を決めて、全員で共有する
「終わる時間を決めてから会議をスタートさせれば、予防策にはなると思う」（20代女性）というように、終了時間を出席者全員で共有しておけば、それぞれが時間内に終わらせようと努めるので、会議が円滑に進みそうです。「残り10分です」など、終了時間が近づいたらアナウンスするのもよいかもしれません。
事前に資料を配り、会議までに確認してもらう
「全員が事前に議題について考えていれば、意見が食い違っても活発な議論はできる」（30代女性）というように、会議で取り上げる内容を明確にしておくと、アイデアが浮かばないせいで会議が停滞することはないでしょう。また、事前に資料を配る際に、「一人最低３つ、アイデアを考えておくこと！」などと宿題を出しておくと、さらに万全かもしれません。
早く終わりそうな議題からテンポよく進める
「みんなが考えこむような議題は後回しにして、決定しやすい議題から取り上げれば効率的」（30代女性）というように、議題の順番を工夫して、会議の進行のスピードを早める人もいるようです。難航しそうな議題についても、決定できる部分から順に進めていくとよいのではないでしょうか。
使用終了時間の決まった会議室を利用する
「会議室が使えなくなると仕切り直しになって面倒なので、全員が早く進めようとする」（20代女性）という意見もあるように、時間制限のある会議室を利用するのもひとつの手です。その際、少し荒技にはなりますが、あえて短時間しか利用できない会議室を予約してしまうのもいいかもしれません。
どんどん発言して盛り上げ、会議を活性化させる
「発言が止まると会議が重々しくなるので、自分から率先して意見を言う」（30代女性）というように、進行を止めない努力をする人もいるようです。いい案が浮かばない場合は、あえて周りからツッコミを受けやすいような発言をするのも、会議を盛り上げる意味では有効でしょう。
話が脱線しないよう、雑談をシャットアウトする
「議題に関係ない雑談が原因で会議が長引くこともある」（30代女性）というように、会議時間をタイトに収めるには、雑談をすばやく切り上げることも大事でしょう。会議が終わった後に、「先ほどは、お話をさえぎってしまいすいません」と謝っておけば、角が立たずにすむでしょう。
あらかじめホワイトボードに要点や進行をまとめておく
「進行が全員で確認できていれば、会議の遅れにも気づくと思う」（20代女性）というように、ホワイトボードを活用すれば、会議を円滑に進めることができそうです。その際、「15時から○○の件、15時半から××の件」などと議題の予定時刻を記入しておけば、良い目安になるのではないでしょうか。
だらだら話す人の意見はさりげなく切ってまとめる
「話の長い人の意見は、要約してどんどん次に行くべし！」（30代女性）というように、進行の妨げになる「長話をする人」に適切な対応をすることで、テンポよく会議を進めていく方法もあります。話している人の気持ちを害さないよう、「なるほど、おっしゃることはよく分かります」などと前置きをしてから要約するとよいでしょう。
この記事のライター
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