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先輩たちを騒然とさせてしまった驚愕の社内メール９パターン
社内での連絡をメールで行うことはよくありますが、学生気分さながらで、先輩たちから失笑をかっていることも少なくありません。『オトメスゴレン』の読者の声からトンデモメールの代表的な例を参考に、自分のメールを読み返してみましょう。
目次
顔文字を連発して感情まで表現している
「喜怒哀楽が豊かすぎる。仕事では顔文字は不要！」（20代女性）というように、携帯メールの気分が抜けない新人も多いようです。文字のみだと伝わりづらいときや、表現をやわらかくしたいときは、せめて「（笑）」程度に抑えたほうがよさそうです。
署名を星や音符マークなどでデコりすぎている
「個性を出したいのはわかるけど、バカっぽいからやめてほしい」（20代女性）というように、記号で飾りすぎた署名は、名前や電話番号などの肝心の情報が読みづらくなります。先輩の署名を参考にしながら、どの程度まで許される会社なのか見極める必要がありそうです。
誤字脱字が多く、先輩の名前まで間違える
「『中島』ではなく『中嶋』です！」（20代女性）というように、本文中の文字だけでなく、大事な名前までタイプミスしてしまうのは問題です。ゆっくりでも確実に打つようにしましょう。また、「様」などの敬称の付け忘れも起こりがちなミスです。送信ボタンを押す前に、宛名から文末まで再確認する習慣をつけるとよいでしょう。
半角カタカナや機種依存文字を多用している
「文字化けして読めないメールは迷惑」（20代女性）というように、 WindowsやMacといったOS、文字コードやフォントによっては正しく表示されない可能性のある、半角カタカナや機種依存文字の使用は避けましょう。「丸で囲われた数字」や「株式会社の（株）がカッコの中に株と一文字になっているもの」などが機種依存文字です。「きごう」と打って変換される文字は要注意。ほかにどんな文字が当てはまるのか調べて把握しておきましょう。
CCやBCCのメールを全社メールで誤送信してしまう
「他部署に知られるとマズい内容だったら…と思うと冷や冷やする」（20代女性）というように、宛名を確認せずに送信すると取り返しのつかないことになります。送信前には二度、三度と念には念を入れて確かめることをおすすめします。
アイドルのブログさながら改行しすぎている
「スクロールするのに疲れるくらいの縦長メール！」（20代女性）というように、ブログを開設している人のなかには、同じ感覚でメールを作成する人もいるようです。段落ごとに改行するのは読みやすくする工夫ですが、３行も４行も開ける必要はありません。日常をつづるのと社用とは違うことを理解しましょう。
改行を一切しないため、一行が長くて読みづらい
「携帯の感覚が抜けていない」（20代女性）というように、画面の関係上、携帯メールではせいぜい十数文字で自然と折り返されますが、パソコン画面では数十文字が延々と左右に伸びていくことがあります。一行の文字数は、全角30文字前後を目安にするとよいでしょう。
50MBの巨大ファイルを添付してくる
「重くて受け取れないメールは困る」（20代女性）というように、添付ファイルの容量が大きすぎると相手に届かないこともあります。ちなみにGmailは送受信可能なメールの合計サイズが25MBですが、サーバーによっては5MB程度に設定されていることもあります。相手の会社側が受け取れないことがあるので、1MB程度に圧縮するか、分けて送るようにしましょう。
この記事のライター
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