キャパオーバーになる原因ってなに？対処法や予防策も詳しく解説！

「キャパオーバー」と聞くと、「テンパっている」「処理できていない」などの状態が思い浮かびますよね。ですが、キャパオーバーを詳しく説明せよと言われたら、どう表現するでしょうか？キャパオーバーに陥る原因を探る前に、そもそもの意味を知っておきましょう。

許容量や範囲を超えた状態

「キャパオーバー」とは、自分の実力ではどうにもできない状態のことを指します。キャパシティー（容量）がオーバー（溢れる）している状態なので、「テンパっている」「処理できていない」も正解です。

自分の能力では処理しきれないほどの作業に追われたり、処理が追い付かなくなっている際に使われます。キャパオーバーに度々陥ってしまう人は、そもそものキャパシティが少ないため、自分の能力では処理しきれずにテンパってしまうのです。

自分のキャパシティの大きさを知ることは、仕事でも私生活でも大切です。自分の処理できる範囲を超えた仕事量を抱えてしまえば、周囲の人にも迷惑がかかるでしょう。

自分だけでは処理できない状態

キャパオーバーとは、自分だけでは処理できないほどの仕事量を抱えている状態です。自分ではどうにもできない状態に陥っているため、無理に何かをしても悪い方へと転がってしまいます。周囲に助けを求めるしかないのです。

また処理できない状態に陥って、苛立ちや焦りを感じる人もいます。中には自分のせいでキャパオーバーに陥ったのに、周りに当たってしまう人もいるでしょう。キャパオーバーになった際に正しい対応ができないと、事態はただ悪化するだけです。

キャパオーバーに陥っていると自覚するのは嫌でしょう。しかし、キャパオーバーに陥れば、自分のキャパシティーを把握することができます。今後は無理のないスケジュールで仕事をこなせるようになるでしょう。

どんな人でもキャパオーバーに陥る危険性があるものの、実際にはなりやすい人とそうでない人がいます。キャパオーバーになりやすい人には次のような特徴があることが多いので、自分に当てはめてチェックしていきましょう。

責任感が強い

何でも「自分でやらなきゃ」とため込んでしまうような、責任感が強い人は注意が必要です。任されたことを完璧にこなそうと自分を追い詰めていくので、知らないうちに余裕がなくなっていきます。

気が付いたときには手に負えないほどの仕事量になっていることも多いため、責任感が強すぎるのも問題でしょう。職務を全うしよう、人の役に立とうという気持ちは大切ですが、ほどほどにしなければキャパオーバーに陥ってしまいます。

責任感が強いことはメリットにもなりますが、きちんと処理できなければミスが多くなり、デメリットとして表れることもあるでしょう。自分の容量を把握し、その中で責任を全うすることが大切ですよ。

頼まれると断れない

気が弱く、頼まれたら何でも「いいよ」と答えてしまう人もいますよね。こうした人もキャパオーバーになりやすく、自分の容量をすぐに超えてしまうでしょう。周りからは良い人と称されても、頼まれたことを十分にこなせなければ意味がありません。

「いいよ」と請け負ったのにキャパオーバーになってしまっては、頼んだ相手も落胆するでしょう。それこそ「頼まなければよかった」と評価も落ちてしまいます。「自分には無理です」と強く言えない性格の人もいるでしょうが、処理できないなら断るべきです。

頼まれても、キャパオーバーになりそうなら、はっきりと断る方向で意思表示していくことで、自分のキャパシティーにも余裕が生まれるでしょう。

完璧主義者

何でも完璧にこなさなければ気が済まない、満足感を得られない人もいますよね。こうした人も自分の容量を超え、処理しきれなくなる人です。完璧を求めるあまり、1つのことに時間をかけてしまいます。

しかし、仕事は次から次へとやってくるでしょう。こちらが完璧主義であろうとなかろうとお構いなしに、どんどん増え続けるのです。それなのに、1つのことを100％の完成度で仕上げようとして時間をかければ、キャパオーバーに陥るのは当然です。

完璧主義であるのも良いことですが、完璧にすべきものとそうでないものを区別できないと、常にキャパオーバーの状態でいることになるでしょう。

途中で投げ出せない性格

多少中途半端であっても、締め切りや期日が迫っていれば「このくらいでいいや」と提出する人は多いでしょう。しかし、これができずにキャパオーバーに陥る人もいますよね。途中で投げ出せない性格はメリットにもなりますが、仕事量を把握できなければデメリットに転じるでしょう。

「このくらいでいいや」と妥協できない性格は、完璧主義者にも似たようなところがあります。しかし途中で投げ出せない人は、投げ出すことに対して「これではいけない」「悪い評価をもらってしまう」など、ネガティブに捉えすぎな部分があるでしょう。

もう少しポジティブに捉えれば良い部分も、全て悪い方へと考えてしまうため、投げ出すことができずにキャパオーバーに陥ってしまうのです。

ではどうして、自分の容量を超えてキャパオーバーに陥るのでしょうか？その原因は主に次のようなことが考えられます。自分が陥っていないか、チェックしながら考えてみましょう。

仕事内容が難しい

全ての仕事が、自分が対応できる内容だとは限りませんよね。仕事内容によっては専門的な知識も必要になるでしょうし、自分一人では判断しきれない内容である可能性もあるでしょう。このように、自分では判断しきれないような内容や難しい内容の仕事が重なるとキャパオーバーに陥ります。

自分のレベルに合わせた仕事を選ぶことも時には必要です。仕事内容が難しすぎれば、一つの仕事にかかる時間もそれだけ増えていきます。しかし仕事は次から次へと増え続けるため、これでは処理しきれなくなるでしょう。レベルの高い仕事をする人はかっこいいですが、自分のレベルに合わせた仕事ができなければキャパオーバーに陥るだけですよ。

仕事量が多すぎる

キャパオーバーに陥る一番の原因といえば、仕事量が多すぎることです。自分の容量を超えているのに、それでもなお仕事が増えいけば、誰だってキャパオーバーに陥るでしょう。

例え自分のキャパシティを知っている人でも、次から次へと仕事を投げられればキャパオーバーに陥ります。会社員の場合、こなせないほどの量を受注してしまう上司や社の経営方針にも原因があるでしょう。

多すぎる仕事量は人をただただ疲弊させ、キャパオーバーに陥らせます。仕事量が多い場合には、職場全体での改善が必要になるでしょう。

自分の容量を把握できていない

職場で自分一人だけキャパオーバーに陥っていると、自分自身の要領の悪さを感じることもあるでしょう。こうした場合には、自分の正確な容量を把握できていない可能性が高いです。自分のこなせる仕事量をきちんと把握できていないからこそ、キャパオーバーに陥ってしまいます。

自分の容量を把握できている人は、できる仕事とそうでない仕事を区別することができるでしょう。これはできる、できないと区別することができるので、できる仕事量だけを確保します。キャパオーバーに陥るのは、この区別ができていないからとも考えられるでしょう。

自分の許容量と処理能力を知ることは、より良い成果へと繋がっていきます。特に完璧主義者なら、自分の容量を知っておかないとすぐにキャパオーバーに陥るでしょう。

仕事を他の人に振り分けられない

仕事を振り分ければすぐに終えることができるのに、それをしないで一人で抱え込んでしまう人もいるでしょう。こうした人がキャパオーバーに陥るのは、仕事を他の人に振り分けることができないからです。

責任感が強すぎて、自分だけで何とかしようと抱え込んでしまうため、他に振り分けることに対して罪悪感を覚えます。また振り分けたくても、勇気がなくて声をかけられない人もいるでしょう。どちらにせよ、仕事を振り分けることができなければ、自分だけがキャパオーバーに陥ります。

他に手が空いている人がいるなら協力してもらうことを覚えると、キャパオーバーに陥ることも少なくなっていくでしょう。

キャパオーバーになってしまう原因は、まだまだ次のようなものもありますよ。自分に合った仕事ができないと、結局自分の首を絞めてしまうだけです。自らの実力を知るとともに、それに合わせたスケジュール管理が大切でしょう。

自分の実力にあったスケジュールを作れない

仕事でもプライベートでも、何か予定を立てる時にはスケジュールを調整しますよね。例えば仕事なら、この仕事をいついつまでに終わらせると予定を立てるでしょう。そしてそれに合わせて、さまざまなスケジュールを調整したり組み込んでいきます。

しかし自分の処理能力や容量を知らないと、あれもこれもとスケジュールに組み込んでしまうでしょう。結果として把握しきれない、処理できない量の予定を抱えてしまい、キャパオーバーに陥ってしまうのです。

自分の処理能力に合わせて、無理のないスケジュールを立てましょう。特に仕事を任されている人は、自分の能力に合わせた予定を立てられないと、さまざまな人に迷惑をかけてしまいます。

評価を気にしすぎている

仕事の評価は自分のキャリアアップに繋がるため、日頃から気にしている人もいるでしょう。しかし評価を気にしすぎていると、キャパオーバーに陥る原因になることも。評価を気にするあまり完璧を追い求めているうちに、次々と仕事が溜まっていくのです。

気が付いたときには処理できないほどの仕事が溜まり、頭を抱えることになった経験をした人もいるでしょう。完璧を求めるのも評価を気にするのも良いですが、キャパオーバーに陥って結局仕事が滞ってしまったら意味がありません。

いくら一つの仕事を完璧にこなし、高い評価を得たとしても、キャパオーバーに陥るのでは元も子もないでしょう。現場では仕事を多くこなし、かつ完璧にスピーディーに行える人材の方が求められますからね。

仕事に打ち込みすぎている

キャパオーバーになるのは、仕事に打ち込みすぎているからかもしれません。人は適度に休息を取らなければ、ミスが増えて失敗を続けるものです。また休息をきちんととるからこそ、正確な判断もできます。

それなのに仕事に打ち込み、疲れを溜め込んでいては、正確な判断ができないでしょう。さらには仕事の精度やスピードも落ち、だんだん仕事が溜まっていきます。適度に休息をとってこそ、高い成果が残せるのです。

仕事が溜まっていると「早く終わらせなきゃ」「休まず働かなきゃ」とつい焦りますよね。しかし、「急いては事を仕損じる」です。まずは仕事の手を止めて身体を休めることも大切ですよ。

頭が常にフル回転している

何か不安や恐怖を感じている人は、常に頭がフル回転しますよね。「こうなったらどうしよう」「もし出来が悪かったら」と常にネガティブなことを考えてしまうため、脳が休まりません。これによって睡眠時にまで頭が回転し、十分な休息が取れなくなります。

脳が十分に休めないと、身体は寝たつもりでも疲れは回復しません。見えない疲れを持ち越すことになるため、結局仕事のスピードが落ち、努力のわりには成果に結びつきません。その間にも仕事は溜まっていくため、キャパオーバーに陥ってしまうのです。

時には何も考えない時間を作ることで、脳を休めることができます。不安を忘れることはできないでしょうが、お風呂に入っている時間くらいはリラックスできるよう自分を安心させましょう。

性格によってキャパオーバーになりやすい人もいれば、時期によって陥りやすくなる人もいます。特に次のような時期には、誰もがキャパオーバーになりやすい危険が潜んでいるでしょう。

入社したて

入社したての時期は、多くの人がキャパオーバーに陥ります。何をやっていいのか分からない、誰に聞けば良いのか分からないといった状況が人を追い込むため、すぐにキャパオーバーになってしまうのです。

研修制度がしっかりしている会社なら、新入社員が焦るような事態にはなりにくでしょう。しかし、先輩社員がみな忙しくて、教える暇もないところに配属されれば、新入社員は何をしたら良いのか分からなくなって焦ってしまうでしょう。

そうなると、心に余裕がなくなり、少しの仕事量でもテンパってしまいます。これは会社側に問題がありますが、とりあえず状況に合わせて行動できなければ、自分がただ疲れてしまうだけでしょう。

転職時

入社した時と同じく、転職した時もキャパオーバーに陥りやすいです。転職時は何をして良いのか分からないですし、勝手に仕事を進めれば、周囲に迷惑をかけたり自分の評価に影響したりします。勝手が分からないために気後れし、キャパオーバーになってしまうのです。

こちらも研修制度が整っており、先輩が丁寧に指導してくれれば問題ないでしょう。しかしすべての会社がそうとは限りませんし、忙しい時期に転職してしまうこともあります。転職時期が悪ければ、自分をキャパオーバーに追い込んでしまうのです。

転職時にキャパオーバーにならないためには、転職する際に転職先の繁忙期を把握しておくことが大切でしょう。繁忙期を避けて転職すれば、丁寧な指導を受けることができるかもしれません。

繁忙期

長年勤めている会社でも、繁忙期には特に多くの人がキャパオーバーに陥ります。1つ仕事をこなしても、次から次へと仕事がやってくるため疲れが溜まるでしょう。これによって仕事のミスが増え、成果が落ちていきます。

会社全体で息抜きを定期的に行わないと、多くの社員やアルバイトがキャパオーバーに陥ってしまいます。会社自体が処理しきれないほどの仕事を抱え込んでしまうこともありますね。繁忙期は会社側も従業員のことを考えて、処理しきれる量を調整する必要があるでしょう。

しかし現実はそう甘くなく、どんどん仕事が増え続けていくため、繁忙期は特にキャパオーバーする人が増えてしまうのです。

私生活が忙しい時

仕事は順調であっても、私生活が忙しいとキャパオーバーになることがあります。仕事以外のスケジュールがあれこれと立て込んでいると、十分に休む時間が取れません。仕事は定時で上がれても、他のスケジュールを詰め込んでいれば、寝る時間が減っていくでしょう。

私生活が忙しいことは、それだけ生活が充実している証拠でもあります。しかしスケジュールを詰め込みすぎると、疲れが溜まってキャパオーバーになります。十分な休息が取れないほど忙しいのであれば、重要度が低いものは断った方が身のためでしょう。

あれもこれもと欲張っていては、自分がキャパオーバーになってしまいます。だからこそ重要度の高いものだけを優先し、それ以外は断ったり延期したりして調節しましょう。

自分で自覚できるほどキャパオーバーを感じる人もいれば、知らないうちにキャパオーバーに陥る人もいます。次のようなサインが現れた際には、自分がキャパオーバーになりかけている証拠といえるでしょう。

仕事のミスが増える

いつもならしなようなミスを何度もしてしまう時ってありますよね。こうした仕事のミスが増えたと感じるなら、キャパオーバーになりかけている証拠です。自分の処理能力を超えていることを、心身が「ミス」という形で訴えているのでしょう。

特に普段なら考えられないようなミスを立て続けに行ってしまう場合には、相当キャパシティーがピンチを迎えている証拠です。すぐにでも休息を取り、自分が抱えている仕事や予定を調節した方が良いでしょう。

一つのミスが重大なミスに繋がることもあるため、ミスが増えるなら自分のキャパオーバーを疑ってくださいね。

顔から笑顔が消える

人は疲れてくると、笑うだけの気力もなくなっていきます。特にキャパオーバーを迎えている人ほど、顔から笑顔が消え、暗い表情へと変わっていくものです。最近笑顔が無くなったと自覚していたり、周りから笑顔がないと指摘されるなら、キャパオーバーになっているのでしょう。

自分の変化に気づくためにも、毎日鏡を見ることをおすすめします。鏡を見る癖をつければ、自分のちょっとした変化も見抜くことができ、すぐに対処できるようになるでしょう。顔にはさまざまな変化がすぐに現れるので、笑顔が減って表情が固くなったら一目で分かります。

笑顔が消えるのは、心身共に消耗している証拠です。必要なら休暇を取ってでも、身体と心を休めましょう。

ちょっとのことでイライラする

昔よりもイライラすることが多くなった、普段なら気にならないことなのにイライラするという場合も、キャパシティーがピンチを迎えている証拠です。心のキャパシティーが限界を迎えているため、ちょっとのことでもイライラしてしまうのです。

キャパシティーに余裕がある時なら、多少のことなら笑って許せるでしょう。しかしキャパオーバーを迎えると、何もかもが許せないほどに感じてしまいます。余裕がなくなるのもキャパオーバーに陥っている証拠です。

特に女性は月経周期によってもイライラしやすい時期が訪れますよね。こうした変化は月経と勘違いすることも多いので、普段から自分の心の余裕に気を配っておくと良いですよ。

疲れが取れない

寝ても覚めても身体が疲れている、気怠く重たい気分が抜けきらない時も、キャパオーバーになりかけている可能性があります。自分の容量を超えて何かを抱え込んでいる状態なので、寝ても寝ても疲れが癒されないのでしょう。

疲れはもっともキャパオーバーに気づけるサインです。疲れているな、疲れが取れないなと感じるなら、身体がキャパオーバーを自覚させようとしてサインを送っているのでしょう。特に寝坊するほど疲れているなら、限界を超えている証拠です。

自分で自覚できるほどの疲れが溜まっているなら、すぐにでも休息を取りましょう。疲れた身体で仕事をしても、ミスが増えてキャパオーバーがさらに悪化するだけですよ。

キャパオーバーしてしまった時には、次のような対処法で乗り切りましょう。そのままキャパオーバーを放置すると、さらに状態が悪化し、果てには身体だけでなく心も壊れてしまいます。最悪の事態を避けるために、対処法を知っておくことは大切ですよ。

仕事に優先順位をつける

キャパオーバーになった時は、まず仕事に優先順位をつけましょう。何を一番に片付けなければいけないのか、何を後回しにするのかを明確にします。特に締め切りが早いものほど、優先順位を上にしましょう。

優先順位をつけることで、今すぐ取り掛からなければいけないものが眼に見えて分かります。すべての仕事を同時進行するよりも、一つ一つ片づけていった方が成果が上がるでしょう。仕事をこなすスピードも上がります。

仕事に優先順位をつけられない場合には、まず締め切りを確認しましょう。次に簡単なものから片づけ、最後に時間に余裕をもって難しい仕事に挑むと良いですよ。

気分転換する時間を設ける

根を詰めすぎれば、できる仕事もできなくなります。ミスも増えるため、適度に気分転換する時間を設けるようにしましょう。例えばデスクワークなら、休憩時に軽くストレッチしたり音楽を聴いたりすると良い気分転換になります。

完璧にこなさなきゃと思うあまり、休憩時間を取らないでいると、すぐにキャパシティーはいっぱいになり溢れるでしょう。適度に気分転換してこそ仕事の成果も上がりますし、仕事をしていて楽しいと感じられるようになります。

締め切りや時間に追われるとつい休憩を忘れてしまいますが、そんな時こそ気分転換して気持ちを入れ替えましょう。

周りに協力してもらう

どうしても一人で処理しきれないなら、周りに協力してもらうことも覚えましょう。手が空いている人に仕事を振ったりお願いすることで、仕事を終わらせることができます。「手伝ってもらうのは悪いな…」と思うなら、きちんとお願いすれば良いのです。

特に会社員の場合は、自分にしかできない仕事を抱えている人はそう多くはないはずです。頼れる仲間がいるなら思い切ってお願いしてみましょう。きちんと理由を伝えてお願いすれば、強力してもらえます。逆に一方的に仕事を押し付けては相手も嫌がるので、お願いするスタンスは忘れてはいけませんよ。

プライドが高いと、周りに協力を仰ぐことを負けと捉える人もいるでしょう。しかしキャパオーバーになっている時点で、自分の負けは確定しています。弱さを受け入れ、仕事を終わらせることを優先しましょう。

キャパオーバーにならないようしっかりと休息をとる

心も身体もキャパオーバーを迎えているなら、しっかりと休息をとることも対処法になりますよ。何をするにも身体がついてこなければ意味がありません。疲れを感じてるならしっかりと休息し、自分のキャパシティーを回復させましょう。

睡眠だけではとれない疲れなら、思い切って身体を動かしたり、ゆったりと趣味を楽しむのもおすすめです。身体ではなく心が疲れている可能性もあるため、心身ともに回復させるよう睡眠以外の休息方法も考えておきましょう。

元気な身体と心があれば、多くの仕事をこなすことができます。仕事やプライベートもさらに楽しく感じるため、自分のキャパシティーを増やすこともできるでしょう。

キャパオーバーに陥らないためには、普段から予防策を講じることが大切です。自分のキャパシティーの低さを実感しているなら、次のような予防策を実践しましょう。どれだけ予防できたかで、キャパオーバーに陥る頻度も変わってきますよ。

無理なときはきちんと断る

人には向き不向きがあり、こなせるものもあればできないものもあります。そのため無理な時ははっきりと「無理」と意思表示しましょう。自分の限界を感じているなら、はっきりと断った方が、自分のためにも相手のためにもなります。断るには勇気が要りますが、結果として自分を守ることにも繋がります。できないならできないと言ってもらった方が、先方も最良の判断が下せるでしょう。

ここで無理をして請け負い、キャパオーバーになっては先方も困ります。それこそ「できないなら初めから言って」と怒られてしまうでしょう。自分の評価を落とさないためにも、無理だと感じるなら初めから断ることが大切です。

やるべきことを整理し計画を立てる

否応なしに多くの仕事を請け負ってしまう人もいますよね。そうした場合には、仕事に手を付ける前にやるべきことを整理しましょう。そして何を優先すべきか計画を立てることをおすすめします。優先順位がつけられれば、あとは一つ一つこなしていくだけです。

やるべきことを明確にできないと、何もかもが中途半端になります。「あれも終わってない、これも終わってない」という状態に陥り、キャパオーバーを迎えるだけです。仕事の整理と優先順位付けができないと、自分の首を絞めてしまうでしょう。

多くの仕事を請け負ったなら、まずは整理してみてください。そしてすべてを同時進行するのではなく、一つ一つ確実に終わらせるようにしましょう。

いい顔をしようとしない

職場で人間関係が悪くなるのを避けるために、どんな人にもいい顔をしようとしている人もいるでしょう。こうした人は、頼まれても断り切れない性格をしています。そのためキャパオーバーになることも多く、心が疲れるばかりでしょう。

確かに職場で安全に過ごすためには、角を立てない方が良いです。しかし角を立てずに過ごすことばかり考えていると、自分だけが犠牲になり、キャパオーバーに陥ります。いい顔をしよう、評価を得ようと頑張りすぎるのも考え物でしょう。

キャパオーバーに陥りたくないなら、誰にでもいい顔をするのはやめた方が良いです。できる、できないをはっきりと言える人の方が、仕事ではいい評価に繋がりやすいでしょう。

投げ出すことも覚える

完璧主義な人や、途中で投げ出すことに対して罪悪感を覚えるタイプの人は、途中で投げ出すことを覚えましょう。満足のいかない仕上がりでも、ノルマを達成できているなら、「これでいいや」とおしまいにすることも時には必要です。

また途中で投げ出すといっても、中途半端で終わらせるわけではありません。完璧を求めすぎず、ある程度の完成度で切り上げるだけです。これができれば、簡単にキャパシティーをオーバーすることはないでしょう。

完璧を求めすぎて仕事を溜めるくらいなら、ノルマ達成を果たしたところで終わりにしておくほうが賢明です。それができるようになると、キャパオーバーにならずにより多くの成果を上げることができますよ。