説明が下手な人に共通する特徴とは？原因から改善方法まで徹底解説！

話す前に注意したい改善ポイントがわかったら、お次は話す時です。説明下手を改善するにあたって、話す時は何に注意したらいいのでしょうか。引き続きご覧ください。

相手の表情や返事を確認しながらゆっくりと話す

説明をするにあたって、資料を見ながら進めることもありますよね。けれど、手元の資料ばかり見て話すのはよくありません。

資料を見て説明を終えたら、聞き手の表情や返事を確認しながらゆっくりと話しましょう。その分、進行具合は遅くなりますが、それで十分。後でわからないと言われるより、一つ一つ確実にクリアしていく方が、結果的に時間は短縮されるからです。

説明が一区切りついたところで、「いかがですか？ここまでで何かご質問は？」と聞くのもいいでしょう。何もなければ、みんな肯定的な表情をしてくれているはず。これなら、安心して次へ進めますね。

結論から話して理由や経緯を伝える

日本語の文法は「起承転結」と言い、結論が最後に来る話し方をします。一方、英語はまず結論が先に来るのが特徴です。

例えば誘われた時に行けない場合、「その日は会議がありまして…」と切り出し、最後に「申し訳ありませんが参加できません」となるでしょう。

一方の英語では、「私は行けません」と先に言ってしまいます。その上で、「なぜなら、その日は会議があって時間が取れないからです」といった具合です。この方がわかりやすいですね。

説明では、この英語の文法を参考にするのがベスト。「これは、○○の役に立ちます」と結論を先に述べた上でどう役に立つのかを説明すると、聞き手も興味を覚え、真剣に聞いてくれます。

余分な言葉を入れないように注意して話す

話の中に「あ～」や「え～」、「あの～」「その～」といった言葉が多く混じると、聞き手は「説明が下手だな」と感じます。

例えば「機密文書を量子化によって暗号化すれば、より安全に相手に送信できます」と、余計な言葉を一切挟まずに言えば、「なるほど」とすんなり理解できるでしょう。

けれど「あの～、この仕組みはですね、機密文書を送る際に、え～、量子化という仕組みで暗号化しまして…」といった説明だと、「余計な言葉が多すぎて、何言ってんだかわからない」と、相手が話を理解しにくくなる可能性もあります。

このように、余分な言葉を入れないよう話すことは、説明下手の改善に有効な方法なのです。

感情的に話さないことも大事

説明をしても、全ての人が同じように理解してくれるとは限りません。「よくわからないよ。もっとわかるように説明してよ」と言われる可能性は十分あり得ます。

そんな時、「皆わかってくれてるのに、何でわからないんですか！」とか、「あなただけですよ、そんなこと言うのは！」などと感情的に話すのは厳禁です。

大部分の人がわかっていても、中にはわからない人もいるでしょう。特に質問されて感情的に話すと、「質問されたくないのかな」と思われるかもしれません。

説明を遮られてムッとすることもあるでしょうが、感情的に話す人に対しては嫌悪感を抱く人も。つい感情的になってしまうなら、冷静さを心がけることが大事です。